Miten järjestää onnistunut webinaari?

Näinä aikoina, kun erilaisia tapaamisia ja kokoontumisia on vältettävä, etäluennoista ja webinaareista on tullut erittäin suosittuja tapoja tiedon välittämiseen. Tänä keväänä Turun ammattikorkeakoulun kolme opiskelijaa vesi- ja ympäristötekniikan tutkimusryhmästä saivat olla mukana järjestämässä Pidä Saaristo Siistinä Ry:n kanssa satamaseminaaria, jota on järjestetty jo useana vuotena peräkkäin, ei kuitenkaan koskaan vielä webinaarin muodossa. Webinaarin aihelistalla oli muutaman satamaesittelyn lisäksi mm. Roope-satamat, uudet muutokset merenkulun ympäristönsuojelulaissa sekä EU:n biosidiasetuksen vaikutukset myrkkymaaleihin ja pohjapesupaikkoihin. Webinaari pidettiin kahtena peräkkäisenä päivänä ja se oli tarkoitettu venesatamien työntekijöille, kunnille, viranomaistahoille, veneseuroille sekä kelle tahansa muulle aiheesta kiinnostuneelle.

Kukaan meistä ei ollut aiemmin järjestänyt webinaaria, joten näimme parhaaksi kysyä neuvoa eräältä opiskelijalta, jolla oli enemmän kokemusta aiheesta. Kysymyksemme liittyivät Zoom-linkin luomiseen sekä webinaarin tallentamiseen. Saimme hyviä vinkkejä myös mm. siihen, että mikä viestintäalusta olisi paras ja mitä käytännön asioita ja tietosuojakysymyksiä tulisi ottaa huomioon. Näiden vinkkien perusteella valitsimme viestintäalustaksi Zoomin, koska kyseinen alusta ei vaadi osallistujalta kirjautumista tai sovelluksen lataamista. Zoomissa myöskin näytönjako-ominaisuus toimii parhaiten. Käytännön asioista, kuten mikrofonien tai kameroiden kiinni pitämisestä oman puheenvuoron ulkopuolella sekä kysymysten esitystavasta informoitiin osallistujille sekä automaattiviestillä ennen webinaaria että webinaarin alussa. Myös webinaarin tallentamisesta tuli hyvien käytäntöjen mukaisesti tiedottaa etukäteen.

Paljon pohdintaa suunnitteluvaiheessa aiheuttivat mm. webinaarin järjestäjien fyysinen sijainti, kysymysten esittämistapa sekä webinaarin aikataulun ilmoittaminen. Studiotilat, löytyivät melko helposti projektipäällikkömme avulla: saimme käyttöömme kaksi Lemminkäisenkadun kampuksen studiotilaa hyvän valaistuksen, mikrofonin ja kameran kera. Tiiviin aikataulutuksen vuoksi kysymysten esittämistavaksi valittiin chat, josta moderaattori poimi oleellisimmat ja aikatauluun sopivimmat kysymykset. Webinaarin aikataulussa ilmoitettiin ohjelmanumeroiden tarkat kellonajat, mikä mahdollisti osallistumisen vain tiettyyn ohjelmaan.

Viikkoa ennen webinaaria järjestimme puhujille tilaisuuden osallistua kenraaliharjoitukseen, mikä tulikin yksimielisesti tarpeeseen, sillä useammalla puhujalla oli ongelmia näytön jakamisessa tai kameran tai mikrofonin toimivuudessa. Kenraaliharjoituksen aikana päädyimme siihen, että olisi helpompaa, jos webinaarin järjestäjät jakaisivat näytön kunkin esityksen aikana.

Webinaaripäivänä olimme varautuneet hyvin mahdollisiin haasteisiin. Webinaarin aikana kaksi meistä opiskelijoista tallensi webinaaria. Tällä tavoin todennäköisesti ainakin toinen video onnistuisi. Meillä kaikilla oli varmuuden vuoksi puhujien diaesitykset tallennettuina tietokoneillamme, jotta näytön jakaminen tarvittaessa onnistuisi. Päivystimme myös, jos jollakulla vahingossa oli mikrofoni päällä ja tarvittaessa saimme järjestäjän host-oikeuksilla kytkettyä mikrofonit pois päältä. Olimme myös varautuneet vastailemaan mahdollisiin tekniikkaan liittyviin kysymyksiin, joita ei kylläkään juurikaan esitetty.

Kaiken kaikkiaan webinaarin suunnittelu ja järjestäminen sujui mielestämme onnistuneesti ja yhteistyö PSS Ry:n kanssa oli sujuvaa poikkeusajoista huolimatta. Webinaarin järjestäminen opetti meille perustaitoja webinaarin järjestämisestä, organisointikykyä sekä yhteistyötaitoja. Siinä sivussa saimme olla seuraamassa webinaarin mielenkiintoisia aiheita, joista myöskin opimme uusia asioita. Pääset katsomaan webinaarin tallenteen osan 1 täältä ja osan 2 täältä.

Teksti: Juuso Kosonen, Anna Lundstedt, Iida Saive

Kuva: Pixabay